Die Erfolgsstory geht weiter: Nach jahrelanger, erfolgreicher Nutzung von aequitixx in allen relevanten Bereichen des Verbundes der Niels-Stensen-Kliniken folgte nun die optimale Migration auf das neue Finanzbuchhaltungssystem von Diamant.
Die Niels-Stensen-Kliniken setzen konsequent und mit Erfolg auf innovative Lösungen zur Digitalisierung
Die elektronische Rechnungsbearbeitung ist bei den Niels-Stensen-Kliniken nicht neu – gestartet ist man im Klinikverbund damals noch mit der ORBIS Materialwirtschaft und einem Tischscanner. Und so wurden mit der Zeit aus drei Häusern nun mehr als 20 Mandanten. In der Anwendung ist aequitixx dabei mit den Niels-Stensen-Kliniken mitgewachsen – begonnen wurde mit dem Scannen von Papierdokumenten. Es folgte der Rechnungseingang an eine zentrale E-Mail-Adresse und derzeit werden die eingehenden E-Rechnungen effizient und konsequent genutzt. Inzwischen wird komplett papierlos gearbeitet und von jedem Arbeitsplatz kann, je nach Berechtigung, unter anderem auf die mehr als 90.000 Lieferantenrechnungen des vergangenen Jahres zugegriffen werden. Die Digitalisierung der zugehörigen Lieferscheine rundet das Leistungsspektrum ab. Da sich die elektronische Rechnungsbearbeitung mit aequitixx im Einkauf der Niels-Stensen-Kliniken über Jahre bewährt hatte, wurde die Lösung schrittweise für den kompletten Bereich Finanz- und Rechnungswesen des gesamten Klinikverbundes eingesetzt. Der Startschuss dazu fiel 2019. „Materialwirtschaft und Einkauf waren ja schon integriert – und die erste Rechnung also schon im Haus“, erinnert sich schmunzelnd Marion Koller, Leiterin des Finanz- und Rechnungswesens mit 30 Mitarbeitenden und damals Projektleiterin für die Einführung von aequitixx.
Marion Koller zur Integration von aequitixx in die Fibu-Lösung von Diamant Software bei den Niels-Stensen-Kliniken: „Wir sind mit der perfekten Integration der elektronischen Rechnungsbearbeitung in die neue Lösung für die Finanzbuchhaltung ideal für die E-Rechnung aufgestellt.“
Die guten Erfahrungen aus der Einführung von aequitixx sollten sich nun bei der Integration in eine neu einzuführende Finanzbuchhaltungslösung fortsetzen, denn die Wartungsverträge der bis dahin genutzten Software wurden nicht fortgeführt. Der Klinikverbund benötigte somit ein neues, leistungsfähiges System, das idealerweise eine gute Integration in das genutzte Krankenhausinformationssystems ORBIS hat. Eine weitere Voraussetzung war das optimale Zusammenspiel der bereits etablierten und effizienten elektronischen Rechnungsverarbeitung von aequitixx. Beide Ziele wurden inzwischen vollständig erreicht. „Es kamen nur zwei Anbieter in Frage und Diamant Software lag hierbei deutlich vorn“, so Marion Koller. „Durch die Partnerschaft zwischen Diamant Software und Dedalus Healthcare profitieren wir außerdem von einer nahtlosen Verbindung zwischen unserem Krankenhausinformationssystem ORBIS und dem Diamant/4-Rechnungswesen – und ein mitentscheidender Pluspunkt für uns dabei war: aequitixx kann mit Diamant Software.“ Auf Basis dieser starken Systemnähe wurden in Osnabrück die Weichen für die Implementierung der neuen Finanzbuchhaltungslösung gestellt. „Wie schon bei der Einführung von aequitixx war uns der enge und kollegiale Austausch mit den jeweiligen Teams bei dieser Integration besonders wichtig. Die Kommunikation war wirklich gut und vertrauensvoll“, so Jennifer Lloyd, Sachbearbeiterin Eingangsrechnungen. Solange es der Gesetzgeber den Lieferanten gestattet, werden weiterhin Papierrechnungen und PDF-Rechnungen entgegengenommen. Bei den Niels-Stensen-Kliniken stellen aber auch die E-Rechnungen gemäß EN 16931 keine Herausforderung dar. Die Arbeitsabläufe des Klinikpersonals bleiben unverändert. Es gibt aber auch spürbare Veränderungen: So werden z.B. die Sachkonten von mehr als 80 Prozent aller Rechnungspositionen automatisch vorgeschlagen. Das reduziert deutlich den manuellen Aufwand für das Klinikpersonal und erhöht die Qualität.
„E-Rechnungen annehmen geht jetzt – damit sind wir für nahezu alle Lieferantenrechnungen vorbereitet. Da bleiben nicht mehr viele übrig.“ Jennifer Lloyd, Sachbearbeitung Eingangsrechnungen
Integration der E-Rechnungen
Die Rechnungen gemäß EN 16931 werden im ZUGFeRD-Format und als X-Rechnungen von den Kliniken entgegengenommen und in die Materialwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssysteme integriert. Die verbleibenden Papierrechnungen werden vom Personal der Einrichtungen eingescannt. Sie werden ebenso wie die übrigen Rechnungen, welche die Einrichtungen per E-Mail erhalten, von aequitixx ohne Zutun der Kunden positionsweise digitalisiert. Die einfache, medienneutrale digitale Nutzung der Rechnungsinhalte ist sichergestellt, da sich die Arbeitsabläufe in den Häusern bei der Verarbeitung elektronischer Rechnungen von der der anderen Rechnungsformate nicht unterscheiden. Die gesetzlich vorgeschriebene Langzeitarchivierung erfolgt durch eine zertifizierte Lösungskomponente.
Minimierung des manuellen Aufwands
Die Verarbeitung von ca. 80 Prozent aller Rechnungen mit Bestellbezug wird ohne manuellen Aufwand erfolgen – also weitestgehend automatisch (Dunkelbuchung). Die Prüfung von nicht übereinstimmenden Rechnungen wird ebenfalls vereinfacht, da mögliche Abweichungen auf Positionsebene angezeigt werden. Dieses Vorgehen spart insbesondere bei umfangreichen Rechnungen Arbeit und Zeit.
Aktualität mit geringem Aufwand
Durch die positionsweise Zuordnung von Bestell- und Rechnungsinformationen (Clearing-by-Invoice-Verfahren) stehen die Abgleichinformationen von den Inhalten des Materialwirtschaftssystems und den Originalangaben der Lieferanten aus den Rechnungen zur Verfügung. Kliniken wird dadurch mit geringstmöglichem Aufwand ein permanenter, nachhaltiger Stammdatenabgleich ermöglicht. So können zum Beispiel die korrekten Artikelnummern oder Preisinformationen in das Materialwirtschaftssystem übernommen werden.
Compliance Verbundpreis
Die Differenzen zwischen den Lieferantenrechnungen und den zentral verhandelten spezifischen Konditionen einiger Einkaufsgemeinschaften werden transparent. Die daraus resultierenden Gutschriften sichern eine schnelle Amortisation.
Optimierung der Sachkosten
Der Aufwand, Materialstammdaten anzulegen und zu pflegen, wird in den Kliniken häufig gescheut. So können zum Beispiel die Ausgaben für die Produkte und Dienstleistungen aus den Bereichen des Wirtschaftsbedarfes, der Haustechnik sowie des Gebäudemanagements im Regelfall nur unzureichend gesteuert werden. Die elektronische Rechnungsverarbeitung ermöglicht die artikelkonkrete, zielorientierte Analyse dieser Ausgaben. Auf dieser Grundlage können vom Beschaffungsmanagement der Häuser signifikante Kostenreduktionen realisiert werden.
Einhaltung der Zahlungskonditionen
Die Bearbeitungsgeschwindigkeit wird durch die Nutzung des elektronischen Workflowsystems ohne Medienbrüche erhöht. Der Status bzw. der Verbleib der einzelnen Rechnungen ist einsehbar und der Rechnungsprüfungsprozess kann vom Management aktiv gesteuert werden. Dadurch können vermehrt die eingeräumten Skontobedingungen der Lieferanten genutzt werden.
Steuerung des Prüfungsprozesses
Das Volumen der vorliegenden, aber noch nicht an das Finanzbuchhaltungssystem übergebenen Rechnungen wird transparent (Rechnungseingangsbuch). Der Bearbeitungsstatus einzelner Rechnungen ist einsehbar und die einzelnen Freigabeschritte werden detailliert dokumentiert. Ineffiziente, aufwändige Rückfragen zum Verbleib von Rechnungen entfallen. So verfügt das Management über ein effizientes Instrument zur Steuerung des Rechnungsprüfungsprozesses.
Datensicherheit
Die digitale Archivierung der Rechnungen erfolgt gesetzeskonform in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum.
